Externalización de funciones: ventajas y desafíos del outsourcing
En la clase previa hemos aprendido que el primer paso en todo plan de recursos humanos consiste en analizar los puestos de trabajo en la empresa. Básicamente, lo que se busca es determinar las necesidades de personal y para hacerlo es esencial conocer las distintas funciones que deben llevarse a cabo en cada puesto. Puedes imaginar que en una empresa hay una gran cantidad de funciones muy diversas, pero a veces no resulta rentable contratar a un trabajador para cada una de ellas. En esos casos, externalizar algunas funciones puede ser más conveniente.
Externalización de funciones
La externalización de funciones implica contratar a empresas externas especializadas para realizar aquellas actividades que la empresa no desea llevar a cabo por sí misma, ya que no las considera rentables. Esta práctica también se conoce como outsourcing
Para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo. Supongamos que nuestra empresa desea crear un anuncio promocional para nuestros productos, pero solo necesita hacerlo una vez al año. En este caso, sería mucho más interesante recurrir a una agencia de publicidad especializada en lugar de crear un departamento de marketing y contratar personal. Asimismo, muchas empresas pequeñas suelen externalizar la contabilidad, ya que no les compensa tener un departamento propio para realizar unas pocas gestiones mensuales. En su lugar, resulta más económico contratar una gestoría para llevar a cabo estos procesos administrativos.
Estos son solo algunos ejemplos de funciones que suelen externalizarse, especialmente en empresas de tamaño reducido. Además del marketing y la contabilidad, el recibo de nóminas y la formación son otras áreas comunes de externalización.
Ventajas de la externalización de funciones
La externalización de funciones ofrece varias ventajas. En primer lugar, permite aumentar la eficiencia, ya que nos enfocamos en las tareas que consideramos más rentables, mientras que dejamos las demás en manos de empresas especializadas. En segundo lugar, es posible reducir los costos fijos. Si decidimos realizar todas las funciones en la empresa, siempre habrá costos fijos, como los salarios de los empleados y el alquiler de la oficina. Sin embargo, al externalizar funciones, los costos son variables y podemos aumentar o disminuir según nuestras necesidades. Por último, la externalización de funciones brinda mayor flexibilidad, ya que resulta más fácil prescindir o eliminar funciones externalizadas en comparación con un departamento propio, lo cual requiere más tiempo y es más costoso.
Por otro lado, también existen algunos inconvenientes. La dependencia de servicios externos implica que estas empresas no están tan comprometidas como un trabajador propio. Por ejemplo, una agencia de publicidad que trabaja para muchas empresas puede no poner tanto interés o entusiasmo en nuestro anuncio como nuestro propio departamento lo haría. Además, la toma de decisiones y las soluciones a problemas pueden no ser tan rápidas con los servicios externos. Continuando con el ejemplo anterior, si la empresa de publicidad tiene 500 anuncios para hacer, es posible que tengamos que esperar hasta que llegue nuestro turno, mientras que nuestro departamento propio sería mucho más ágil.
Conclusiones
Cada empresa debe analizar cuidadosamente los beneficios y las desventajas de la externalización de funciones para decidir qué actividades externalizar y cuales mantener en su interior mediante la contratación de personal. Sin embargo, la externalización de funciones puede ser una estrategia efectiva para aumentar la eficiencia, reducir costos y ganar flexibilidad. Es importante evaluar qué funciones son más rentables y cuáles pueden ser realizadas por empresas especializadas antes de tomar una decisión.
Tabla Resumen
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Permite aumentar la eficiencia | Dependencia de servicios externos |
| Reducción de costos fijos | Decisiones y soluciones más lentas |
| Mayor flexibilidad | - |
| Posible mayor calidad en las funciones | - |
Preguntas frecuentes
A continuación, respondemos algunas preguntas frecuentes sobre la externalización de funciones:
1. ¿Cuáles son algunas funciones comunes que se suelen externalizar?
Las funciones más comunes que se externalizan son el marketing, la contabilidad, las nóminas y la formación.
2. ¿Es más costoso externalizar funciones?
La externalización de funciones puede reducir los costos fijos, ya que solo se paga por los servicios utilizados en lugar de mantener un departamento propio.
3. ¿Las empresas externas se comprometen tanto como un empleado propio?
No, ya que las empresas externas suelen trabajar con múltiples clientes y no están tan involucradas o motivadas como un empleado propio.
4. ¿La externalización de funciones afecta la calidad del trabajo realizado?
La calidad del trabajo puede verse afectada, ya que las empresas externas pueden no tener el mismo nivel de compromiso y conocimiento interno de la empresa como un empleado propio.
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